Opteam

Rozwiązania i usługi

Obieg dokumentów

Firma OPTeam posiada kompetencje i doświadczenie we wdrażaniu systemów obiegu dokumentów, zarówno u klientów z sektora publicznego jak i prywatnego. Każdorazowo proponujemy spersonalizowanie rozwiązania, które dobieramy w zależności od Państwa potrzeb czy specyfiki działalności danej organizacji. Gwarantujemy optymalizację obiegu dokumentów oraz oszczędność czasu i środków finansowych, płynące z przeniesienia pracy papierowej do środowiska elektronicznego.

Elektroniczny System Obiegu Dokumentów (ESOD) stanowi bezpieczne narzędzie obróbki informacji wewnątrz oraz na zewnątrz organizacji.

Firma OPTeam SA posiada kompetencje i doświadczenie we wdrażaniu systemu obiegu dokumentów ELO. Jesteśmy jednym z czołowych partnerów ELO Digital Office GmbH w Polsce. ELO to produkt skalowalny, przystosowany zarówno do rozmiaru, jak i zróżnicowanych potrzeb firmy:

  • ELOoffice - rozwiązania dla pojedynczego stanowiska roboczego oraz małych firm (opis PDF);
  • ELOprofessional - modularne oprogramowanie klient/serwer przeznaczone dla średnich i dużych organizacji (opis PDF);
  • ELOenterprise - sztandarowe rozwiązanie, które oferuje koncernom wysoką skalowalność i optymalną integrację z portalami, dzięki komponentom serwera napisanym w języku Java.

System charakteryzuje się niekonwencjonalnym podejściem do zagadnień zarządzania i archiwizacji dokumentacji. Jest on dosłownym przeniesieniem na ekran monitora tradycyjnego sposobu postępowania z dokumentami, z jakim dotychczas mieli do czynienia urzędnicy. Treść każdego dokumentu widzimy bezpośrednio na ekranie, każdy taki dokument, przy posiadaniu odpowienich uprawnień możemy poddać: edycji, przesłać do innego pracownika, wydrukować, powielić, skopiować, itp.

Intuicyjność obsługi interfejsu użytkownika, przypominająca do złudzenia tradycyjne postępowanie pracownika w archiwach papierowych, zjednała programowi bardzo wielu użytkowników. Efektem tej popularności stało się zajmowanie wysokich pozycji w rankingach oprogramowania systemów Document Management.

W całym elektronicznym archiwum do dyspozycji mamy rozbudowane i elastyczne funkcje szukania, których skuteczność możemy dowolnie modyfikować, dopasowując je do własnych, często zmienianych wymagań.

Oprogramowanie ELO umożliwia archiwizowanie dokumentów zgodnie z Rzeczowym Wykazem Akt oraz spełnia wymogi Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11.11.2005 w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. Ponadto rozwiązanie jest zgodne z normami ISO i posiada zintegrowane interfejsy: API i OLE oraz dla aplikacji MS Exchange, Outlook, Office od wersji 2000, Openoffice, Staroffice.

Warto również zauważyć, że program ELOprofessional i ELOenterprise wyposażony został w mechanizm obsługi kwalifikowanego podpisu elektronicznego. System ELO posiada miedzy innymi następujące funkcjonalności:

  • ELO-FULLTEXT - umożliwia pełno tekstowe przeszukiwanie treści dokumentów i tym sposobem odnajdywanie ich w archiwum;
  • ELO-BARCODE - pozwala bez udziału człowieka dokonywać pełnej automatyzacji archiwizowania dokumentów zaopatrzonych w kody kreskowe, obniżając w ten sposób znacznie koszty przedsiębiorstwa;
  • ELO-COLD - przeznaczony do automatycznej obróbki i archiwizowania masowych ilości dokumentów skanowanych lub przekazywanych przez aplikację ERP do druku tzw. danych spool;
  • ELO-INTERNET-GATEWAY - platforma WEB przeznaczona do komunikacji użytkowników przy pomocy przeglądarki internetowej z systemem archiwizacji i zarządzania dokumentacją - ELO (aktywny lub pasywny);
  • ELO-WORKFLOW - dysponuje bardzo wygodnym edytorem schematów obiegu dokumentów, które wykorzystywane są potem w odniesieniu do zdeponowanych w archiwum dokumentów;
  • ELO-SCRIPT - interfejs oparty o język programowania VisualBasic (Windowsclient), Java lub C# dla Javaclienta, pozwalający na nieograniczone rozszerzenie funkcjonalności ELO;
  • ELO-XML - umożliwia dodawanie dokumentów poprzez XML-Import (plik xml zawiera metadane o dokumencie);
  • INTEGRACJA do SAP wspomaga poprzez certyfikowany interfejs archiwizację danych SAP (bezpośredni dostęp do danych też od SAP);
  • ELO-Exchange i interfejs LOTUS-NOTES przeznaczony do dla archiwizacji emaili, w celu odciążenia serwera Mail. Zawiera m.in. funkcje zadań i planowania terminów, konsolidator, umożliwia wysyłanie logicznych powiązań;
  • Moduł REPLIKATION przeznaczony do synchronizacji rozproszonych serwerów archiwów (w zależności od ośrodka i sieci);
  • CAD-Link przejmuje i zarządza rysunkami CAD pochodzących z czołowych aplikacji CAD, umożliwia odczytywanie nagłówków rysunków, zarządzanie referencjami, bezpośrednie pokazywanie rysunków CAD;
  • ELO-MOBIL umożliwia „zabieranie w podróż" wybranych obszarów archiwum, w celu obróbki w trybie offline na notebookach. Podczas zadokowania dane są automatycznie synchronizowane (dokumenty, metadane, uprawnienia, wersje).